“大型集團(tuán)企業(yè)的數(shù)字化采購是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,從最初級的的渠道數(shù)字化,到流程管控?cái)?shù)字化,再到供應(yīng)商管理數(shù)字化……58集團(tuán)用了近10年時(shí)間來不斷優(yōu)化采購管理方式。” 作為原58集團(tuán)的采購基建副總裁,Sophia分享了她對于采購數(shù)字化的理解。
Sophia是一位不折不扣的采購老兵,其職業(yè)生涯超過30年,其中有27年的工作時(shí)間做著和企業(yè)采購有關(guān)的工作。早在1995年,她在一家外企負(fù)責(zé)市場營銷的工作,當(dāng)時(shí)公司并沒有完備的職能部門,其所在的部門有大量的營銷物資采購需求,包括隨身聽、山地車等禮品,這部分都是Sophia在負(fù)責(zé)。隨后她又轉(zhuǎn)戰(zhàn)百度和58集團(tuán),負(fù)責(zé)行政采購和集團(tuán)采購的管理。特別是在58集團(tuán)期間,她作為集團(tuán)行政和采購的“一把手”,用了近10年時(shí)間一手主導(dǎo)并推動了58集團(tuán)的采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
(資料圖)
Sophia表示,“采購數(shù)字化的概念差不多是從2012年出現(xiàn)的,彼時(shí)正好也是消費(fèi)電商興起的時(shí)間點(diǎn)。58集團(tuán)作為一家互聯(lián)網(wǎng)企業(yè),天生就有著數(shù)字化的基因,我們也是行業(yè)里最早開始嘗試采購數(shù)字化的企業(yè)之一。當(dāng)然在采購數(shù)字化早期,大家都處在‘摸著石頭過河’的狀態(tài)。58集團(tuán)的采購數(shù)字化也經(jīng)歷了‘由淺入深’的一個(gè)過程?！?/p>
第一步:通過渠道數(shù)字化擴(kuò)大選品范圍、提高價(jià)格透明度
58集團(tuán)最先實(shí)現(xiàn)的是采購渠道數(shù)字化。在電商模式出現(xiàn)以前,傳統(tǒng)采購主要依賴線下渠道,2000年的時(shí)候,采購人員需要前往不同的商場店鋪進(jìn)行詢價(jià),確認(rèn)供應(yīng)商后再下單,交付完成后開具發(fā)票進(jìn)行付款?！爱?dāng)時(shí),對于商品的選擇余地是很小的,要取決于商場是否有貨,有什么顏色。后期,有了供應(yīng)商會給提供稍微多一些的選擇,但這樣的采購方式不僅會耗費(fèi)采購人巨大的精力,而且商品選擇范圍有限、價(jià)格透明度也很難保障?！?Sophia說道。
于是58集團(tuán)早在2017年就開始和京東合作,通過跨平臺技術(shù)將京東VOP接入到內(nèi)部采購平臺中。“以京東為代表的合作伙伴們一大特點(diǎn)就是品類豐富,如果說線下是貨比3家,線上就是貨比千家,不僅極大擴(kuò)充了商品選擇范圍,更重要的是價(jià)格更透明了?！?/p>
第二步:通過流程數(shù)字化減少采購失誤率、提升工作效率
如何選品、如何下單僅僅是采購工作的一小部分,特別是在58這樣的大型集團(tuán),采購還涉及大量的財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)溝通工作,如何讓數(shù)字化在這些環(huán)節(jié)發(fā)揮價(jià)值,也是Sophia思考的命題。
Sophia首先用兩個(gè)故事展示流程在采購管理中的重要性。“日常采購中,大量的采購需求是由業(yè)務(wù)部門發(fā)起并付款的。但過去很多業(yè)務(wù)人員缺乏預(yù)算意識,這就導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門在沒有足夠預(yù)算的情況下發(fā)起了采購流程,結(jié)果到簽合同、付款時(shí)被財(cái)務(wù)告知預(yù)算不足。”另一個(gè)案例則是關(guān)于溝通效率。有時(shí)候業(yè)務(wù)部門會在線上采購平臺提前查好需要采購的目標(biāo)商品,然后將截圖發(fā)給采購部,再由采購人員去重新檢索、下單。由于58集團(tuán)業(yè)務(wù)部門眾多,有時(shí)候會出現(xiàn)一天發(fā)送幾百個(gè)截圖的情況,這樣重復(fù)檢索、再下單的過程會浪費(fèi)大量的人力。
為了從根源上解決這樣的流程問題,58集團(tuán)利用VOP智能采購系統(tǒng),通過云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、電商平臺技術(shù)、財(cái)務(wù)管理技術(shù)將事前預(yù)算編制、計(jì)劃備案,事中線上采購,事后履約驗(yàn)收、以及資產(chǎn)入庫等環(huán)節(jié)進(jìn)行全流程數(shù)據(jù)打通,實(shí)現(xiàn)采購全流程數(shù)字化。Sophia表示,“現(xiàn)在我們的業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)上發(fā)起采購需求時(shí),不僅能夠直接看到對應(yīng)項(xiàng)目的剩余預(yù)算,還能夠在選好商品后直接發(fā)起審批流程交由采購審批,付款時(shí)預(yù)算不足、重復(fù)檢索下單這樣的情況也徹底成為了‘過去式’,大幅提升了采購工作的效率?！?/p>
第三步:通過供應(yīng)商管理數(shù)字化 讓供需匹配更精準(zhǔn)
58集團(tuán)采購數(shù)字化的第三步,則是對于供應(yīng)商管理。Sophia介紹,在行政采購之外,58集團(tuán)還有大量的專業(yè)類商品采購,比如IDC機(jī)房服務(wù)器、外呼服務(wù)、短信群發(fā)等。這些專業(yè)商品采購仍需要通過傳統(tǒng)的招投標(biāo)采購。在這一過程中,就涉及大量的供應(yīng)商詢價(jià)、溝通工作。過去,同這些供應(yīng)商的溝通方式也十分“原始”,大量依賴電話微信的一對一交流,效率很低。
2022年,在Sophia的主導(dǎo)下,58集團(tuán)采購部聯(lián)合技術(shù)部發(fā)起了SRM(供應(yīng)商管理系統(tǒng))建設(shè)計(jì)劃,通過搭建數(shù)字化系統(tǒng)來對在庫供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一管理?，F(xiàn)在58集團(tuán)發(fā)起采購需求后,SRM系統(tǒng)就會篩選合適在庫供應(yīng)商自動發(fā)送消息。在日常管理中,供應(yīng)商也可以隨時(shí)上傳更新入庫資料,而系統(tǒng)也會基于供應(yīng)商的歷史表現(xiàn)進(jìn)行多維度打分,為供應(yīng)商管理和評級提供數(shù)據(jù)支持。Sophia表示,SRM系統(tǒng)上線后,采購部和供應(yīng)商的互動效率以及在庫供應(yīng)商的質(zhì)量都得到了顯著提升。
經(jīng)歷了近10年的采購數(shù)字化操盤后,Sophia對于數(shù)字化的價(jià)值有著自己的理解。她認(rèn)為,對于大型集團(tuán)而言,采購數(shù)字化最核心價(jià)值就是兩點(diǎn),一是降低失誤率,二是提高供需匹配度?！耙?8集團(tuán)為例,我們每年的采購預(yù)算高達(dá)10多億元,訂單量數(shù)以萬計(jì),如果沒有好的數(shù)字化工具,沒有好的線上流程,是非常容易出現(xiàn)失誤的。其次,采購追求的應(yīng)該是用最合適的供應(yīng)商來滿足業(yè)務(wù)需求,而通過數(shù)字系統(tǒng),我們能夠利用算法從成本、庫存、時(shí)效、服務(wù)、賬期等多維度進(jìn)行篩選,決策效率也遠(yuǎn)高于過往的‘經(jīng)驗(yàn)主義’?！?/p>
此外,在過去兩年中,受不確定外部環(huán)境影響,58集團(tuán)對于成本管控的要求也越來越高。Sophia坦言,提升采購人效、降低采購成本也成為她的一項(xiàng)KPI。而借助數(shù)字化采購,Sophia也很好地達(dá)成了這一目標(biāo)。據(jù)了解,2022年58集團(tuán)在采購降本方面定下的節(jié)省目標(biāo)是6%,而在Sophia及整個(gè)采購部門的努力下,58集團(tuán)2022年實(shí)現(xiàn)了8%的降本,人效方面更是提升了20%。
Sophia如此評價(jià)數(shù)字化采購,“數(shù)字化讓采購工作真正意義上成為公司運(yùn)營體系中的價(jià)值創(chuàng)造中心,它創(chuàng)造的不僅是誠信正直的價(jià)值,同時(shí)通過更高效的管理體系實(shí)現(xiàn)降本增效。在此基礎(chǔ)上,企業(yè)還能夠通過對未來物資價(jià)格、供應(yīng)趨勢變動的智能預(yù)測,制定更合理的運(yùn)營計(jì)劃,讓供應(yīng)鏈具有更強(qiáng)的韌性。”
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